সমিতির মাঠকর্মীর আদায়ের টাকা অফিসের ক্যাশের সঙ্গে কীভাবে মিলাবেন?

 

সমিতির মাঠকর্মীরা প্রতিদিন সদস্যদের কাছ থেকে সঞ্চয় ও ঋণের কিস্তি আদায় করেন। দিন শেষে সেই টাকা অফিসে জমা দেওয়া হয়।

কিন্তু অনেক সময় মাঠকর্মীর হিসাব, সদস্যদের জমার রসিদ এবং অফিসের ক্যাশের মধ্যে পার্থক্য দেখা যায়।

টাকা জমা হয়েছে, কিন্তু হিসাব লেখা হয়নি। আবার কখনো হিসাব লেখা হয়েছে, কিন্তু টাকা অফিসে জমা হয় নি।

এ ধরনের সমস্যা সঠিক সময় বুঝতে না পারলে মাস শেষে হিসাবে গভীর ভাবে গরমিল দেখা যায়।

তাই প্রতিদিনের আয়-ব্যয়, ঋন, বকেয়া, অফিস খরচ আনুসাংগিক সকল হিসাব দিন শেষে মিলিয়ে রাখা খুবই জরুরি ।

তাই মাঠকর্মীর আদায়ের টাকা অফিসের ক্যাশের সাথে মেলানোর সহজ এবং কার্যকর কিছু ধাপ নিচে দেওয়া হলো:

মাঠকর্মীর আদায়ের টাকা ও অফিসের ক্যাশ মেলানো কেন জরুরি?

 সদস্যদের কাছ থেকে টাকা সংগ্রহ করা, আর অফিস সেই টাকা গ্রহণ ও হিসাব সংরক্ষণ করা। এই দুই পক্ষের হিসাব সঠিকভাবে না মিললে সমিতির প্রকৃত নগদ টাকার পরিমাণ বোঝা কঠিন হয়ে যায়।

নিয়মিত হিসাব মেলালে কয়েকটি সুবিধা পাওয়া যায়:

• মাঠকর্মী মোট কত টাকা আদায় করেছেন, তা জানা যায়।
• অফিসে কত টাকা জমা পড়েছে, তা যাচাই করা যায়।
• কোনো সদস্যের টাকা হিসাবের বাইরে থাকলে তা শনাক্ত করা যায়।
• হিসাবের ভুল দ্রুত খুঁজে বের করা যায়।
• দৈনিক ও মাসিক আর্থিক রিপোর্ট আরও নির্ভরযোগ্য হয়।

মাঠকর্মীর কালেকশনের টাকা হিসাব মেলানোর কয়েকটি ধাপ

• মাঠকর্মীর দৈনিক আদায়ের রিপোর্ট সংগ্রহ করুন

প্রথমে মাঠকর্মী সারা দিনে কত টাকা আদায় করেছেন, তার হিসাব নিন। এর ভিতর থেকে ঋণের কিস্তি, সঞ্চয় এবং অন্যান্য সকল জমা আলাদা করে সংগ্রহ করা।

• মাঠকর্মীর জমা দেওয়া মোট ক্যাশ গণনা করুন

মাঠকর্মী যে নগদ টাকা  জমা দিচ্ছেন, তা ক্যাশিয়ারের সামনেই গুনে নিন। খাতার মোট হিসাবের সাথে মাঠকর্মীর দেওয়া আসল নগদ টাকার পরিমাণ হুবহু মিলছে কি না তা দেখতে হবে।

• সদস্যদের জমার রসিদ যাচাই করুন

মাঠকর্মীর রিপোর্টে টাকা আদায়ের তথ্য থাকলেই যথেষ্ট নয়। সদস্যদের জমার রসিদ বা সংশ্লিষ্ট লেনদেনের রেকর্ডও যাচাই করতে হবে।

• হিসাবের গরমিল হলে কারণ খুঁজে বের করুন

হিসাব না মিললে সাথে সাথে কাউকে দোষারোপ না করে প্রতিটি লেনদেন যাচাই করুন।

• কোনো সদস্যের জমা রিপোর্টে লেখা হয়নি।
• একই লেনদেন দুইবার লেখা হয়েছে।
• টাকা জমা নেওয়া হয়েছে, কিন্তু রেকর্ড তোলা হয় নি।
• অফিসে টাকা গ্রহণের সময় ভুল হয়েছে।
• আগের দিনের কোনো টাকা বা সমন্বয় হিসাবের মধ্যে এসেছে।

• স্লিপ বা রসিদে স্বাক্ষর নিন

মাঠকর্মী কত টাকা ক্যাশে জমা দিলেন এবং ক্যাশিয়ার কত টাকা বুঝে পেলেন—তা উভয়পক্ষের স্বাক্ষর নিয়ে একটি রসিদ বা ক্যাশ রিসিভ স্লিপে লিখে রাখুন। এতে পরবর্তীতে কোনো ভুল বোঝাবুঝি হবে না।

• ডিজিটাল বা অনলাইন পেমেন্ট আলাদা করুন

সকল কালেকশন এর ভিতরে কত টাকা কোন মাধ্যমে আসছে তা আলাদা করুন।  নগদ কত কালেকশন, ব্যাংকিং সিস্টেমে কত আসলো আলাদা করতে হবে।

 

একটি সহজ উদাহরণ: মাঠকর্মীর আদায়ের টাকা কীভাবে মিলাবেন?